移転の流れと注意するポイントについて



○移転動機の再確認
○要望の優先順位付け


移転の動機を明確にしましょう。
物件毎に特徴があり、複数物件を検討すると本来の目的から外れた物件を検討することと成りかねません。物件を見ることで気付くニーズもありますので要望に優先順位を付けておく事をお勧め致します。 立地・坪数・金額・設備等


○書面による解約通知
○原状回復の確認


入居中のビルの契約書をご確認下さい。
一般的には契約終了の6〜3ヶ月前の解約申込が一般的です。 また預入金の償却や原状回復工事の仕様もビルによって異なります。




○物件内見と選定
○希望条件の確定
○入居申込書提出
○入居審査の結果確定



実際にビルを内見し大きさや設備等を確認します。
現地ならではの周辺の雰囲気や室内採光なども体感出来ます。物件により契約面積に共用部負担がなされていることもあります。 選定物件がどのようなメリットをもたらすかを熟慮下さい。


○要望の優先順位付け
○検討物件でのレイアウト図作成


レイアウト上の優先順位を付けましょう。
現状のオフィスの問題点を踏まえ、問題点が解決出来なおかつ数年先まで人員増や組織変更、情報化などにも対応が可能なレイアウトを心がけて下さい。




○必要書類の準備
○預託金の入金
○契約書の調印


貸室申込書等の提出により入居審査・賃貸条件の合意を経て賃貸借契約締結となります。
契約時には登記簿謄本・印鑑証明・保証人住民票・保証人印鑑証明等が提出書類として必要になりますがビル毎に違いもありますのでご確認下さい。



預託金は契約日までにオーナー側で入金の確認が取れるように入金するのが良いでしょう。
手付金を入金しているケースでは預託金に充当されますので差額分の入金が必要となります。





○移転責任者の選定
○通信環境の先行整備
○家具等の選定・発注
○引越し業者の選定


レイアウト決定に従い各種発注業務となります。
引越業者の選定から電話、FAXの移設・新設、OA機器の移設・新設、オフィス什器の追加購入、移転挨拶状・社内印刷物等があります。
業者が決定したら、レイアウト図面に沿って、打ち合せを行います。新規購入する物、既存什器で移動する物、廃棄する物を明確にし、移転作業の手順、スケジュールを決定します。
また新オフィスの下見も行っておきます。




○挨拶状の準備
○お荷物の梱包
○通信会社との打合せ
○引越し日の確定


移転作業の前に社員に移転説に対する作業説明会を開催し、移転作業の具体的なスケジュール、手順などを説明下さい。コンピューターやコピー機などは移転後の調整やテストランが必要なため、メーカーやソフト会社と充分な打ち合せが必要です。
機密事項など重要なデータは必ずバックアップをおとり下さい。
引越し日についてはビル側にて作業指定日もありますのでご注意下さい。



○現・新ビルの養生
○荷物の搬出入
○新旧入居ビル及びテナントへの挨拶


新旧オフィスの養生を撤去した後、ビルやエレベーター等に損傷がないか確認します。
また、旧オフィスに残置物がないか確認します。


退去後に原状回復工事を行いオーナーに返還致します。工事仕様はビル指定の仕様に回復しての返還となり、期日は賃貸借契約継続期間中の返還となりますのでご注意下さい。


事務所移転に伴い各種届出・手続き作業が発生致します。
期日は各作業毎に違いますのでご注意下さい。(注)移転届け・手続きリストをご参照下さい。

 
事務所移転に係る各種手続きと届け先
法務局 旧所轄登記所へ「本店、支店移転登記申請書」を移転日から2週間以内に提出。
税務署 新・旧納税地所轄税務署へ「事業年度、納税地、その他の変更届出書」を異動後遅滞なく提出。「給与支払事業所等を開設・移転廃止届出書」を移転日から1ヶ月以内に提出。
都道府県税事務所 旧税務事務所へ「事業開始等申請書」を事業開始等の日から10日以内に提出
社会保険事務所 旧社会保険事務所へ「適用事業所所在地・名称変更(訂正)届」「事業主関係事項変更届・資格喪失届」を5日以内に提出。新社会保険事務所へ「新規適用事業所現況届・資格取得届」を5日以内に提出。
公共職業安定所 新所轄事務所適用係へ「事業主事業所各種変更届」を変更のあった日から10日以内に提出
労働基準監督署 同一管轄内での移転はその所轄監督署、同一県内で管轄外へ移転は新所轄監督署、県外への移転の場合は旧所轄監督署へ廃止届、新所轄監督署へ成立届「労働保険、名称・所在地変更届」は移転後保険関係の成立した日の翌日から10日以内、「労働保険概算・増加概算・確定保険料申告書、労働保険保健関係成立届」は移転後保険関係成立の日から45日以内に提出、「労働基準法に関するもの、適用事業報告、その他就業規則届、時間外、休日労働に関する協定届」「安全衛生法に関するもの」は移転後遅滞なく新所轄監督署へ新規として提出
消防署 新所轄消防署予防課へ「防火管理者選任届」を遅滞なく提出
郵便局 旧受持郵便局へ「転居届」を転居判明後、速やかに提出
警察署 新所轄警察署へ「車庫証明」を提出
銀行 取引銀行に対して取引店変更依頼兼住所変更届けを行う
NTT 電話架設申込(既存契約の電話の移設・新規申込)116番に移転日が確定後速やかに 

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